Si estás llevando a cabo un emprendimiento es necesario que te apoyes en todos los recursos que te permitan ser más productiva para cumplir así tus objetivos con más facilidad. En este sentido te ayudan las herramientas de gestión de proyectos y tareas.
Se trata de softwares diseñados para ayudarte tanto en tu planificación diaria como en el seguimiento de las tareas. Ambas funcionalidades facilitan considerablemente el manejo corporativo de tu empresa.
Y esto es así si tienes en cuenta que, para tener un mejor rendimiento en los negocios, uno de los pasos a seguir es mantener disciplina y organización. Es por ello que en este artículo te expongo cuáles son los tres gestores de tareas más útiles y populares para manejar y optimizar tu negocio.
Las mejores herramientas de gestión de proyectos y tareas
Tener un gestor de tareas online te permite cumplir con un seguimiento efectivo sobre tus objetivos profesionales. Además, este tipo de programas te ayudan a analizar cuál es tu productividad durante un cierto periodo de tiempo.
Lo bueno es que los puedes usar desde tu ordenador o el móvil y ello te facilita agilizar el trabajo desde cualquier lugar que te encuentres y la coordinación del trabajo con varios miembros.
De todas las aplicaciones del mercado, destaco tres herramientas de gestión de proyectos gratuitas que te permiten comunicarte con tu equipo de trabajo y hacer un seguimiento de las tareas corporativas por proyectos o cronología, entre otras clasificaciones.
Te recomiendo también que establezcas objetivos con la metodología SMART para que, con las herramientas que siguen, logres de manera eficiente tus metas.
Trello
¿Estás buscando mejorar la organización de tareas colaborativas con un gestor de proyectos intuitivo? Si esta es tu prioridad sin duda Trello tiene lo que necesitas. Es fácil de utilizar y muy útil para delegar el trabajo a otros profesionales y tener siempre a mano la información pertinente.
Es una app de gestión de tareas que puedes usar tanto a nivel profesional como personal (por ejemplo si eres estudiante o para las actividades de una asociación).
Gracias a sus características y su presencia a modo de bloques, es reconocida como una de las mejores herramientas para organizar tareas grupales. De esta manera, podrás conocer las actividades que están en curso, las que se han finalizado, a quién está asignada cada tarjeta y adjuntar la información que consideres necesaria para su ejecución (documentos, fotos, enlaces, etc.).
Trello es de las mejores herramientas de gestión de tareas gratis que son muy completas en esta versión libre. Aunque si quieres ir más allá, puedes acceder a más funciones y examinar la versión de pago.
Las ventajas de usar Trello
Se basa en el método Kanban, el cual ayuda a que el desarrollo de tu proyecto sea más fácil y organizado al ir en tres columnas (o más), según vayas adelantando las actividades u objetivos.
Además, otra ventaja de Trello es que como gestor de tareas gratuito te ofrece:
- 10 tableros por equipo,
- 1 power-up por tablero automatización mediante butler,
- 50 ejecuciones de comandos al mes y
- funciones de administración y seguridad, autenticación en dos fases.
Son prestaciones más que suficientes si estás comenzando con tu negocio.
Por último, no necesitas formación específica ni aprendizaje, ya que como te he comentado antes, es una aplicación sencilla e intuitiva.
Asana
Esta es otra de las mejores herramientas de gestión de proyectos y tareas disponibles de forma gratuita y en formato suscripción si quieres subir de nivel.
Asana es una aplicación que está considerada como una de las más reconocidas en la actualidad por sus prestaciones y manejo. Se diferencia con Trello en que tiene a disposición una gran variedad de funciones muy necesarias si tu equipo está en constante crecimiento.
La interfaz práctica de Asana y su diseño son dos aspectos muy relevantes que le hacen ser una de las top. Te permite tener listas de tareas bien organizadas para evitar contratiempos con los protocolos de trabajo diarios.
Asana no te cobra por el almacenamiento y tu equipo consta de un sistema activo con el que todos podéis ver, analizar y gestionar las tareas para trabajar de una manera más eficiente y priorizar los trabajos urgentes e importantes.
Algunas de las ventajas de Asana
Estas son algunos de las características interesantes de este gestor de proyectos y tareas:
- Permite la sincronización con Google Calendar.
- La opción de invitar colaboradores a tu proyecto es ilimitada.
- Puedes programar notificaciones por e-mail y las tareas recurrentes.
- Permite diferentes vistas, filtros, clasificaciones y organizaciones para que cada miembro acceda a la información según su cargo.
Slack
Por último te detallo cómo es y cómo funciona Slack. El principal atributo de esta herramienta de gestión de proyectos que incluye un chat grupal. Gracias a este podéis comunicaros todos los miembros que estéis involucrados en un proyecto. Es una manera de intercambiar información con tus colaboradores de una manera sencilla y en tiempo real en el mismo lugar donde están los objetivos que llevar a cabo, sin necesidad de tener que enviar emails por separado.
Otro de los beneficios de Slack es que permite adjuntar una gran cantidad de contenidos, lo cual te facilitará compartir con tu grupo de trabajo documentos, ilustraciones, enlaces y demás.
Pero esto no es todo, también puedes editar contenidos, sobre todo los documentos. Por lo que esta funcionalidad deja en evidencia la capacidad colaborativa de este gestor de tareas.
Más ventajas de Slack
Esta plataforma tiene diferentes planes de pago que te permite tener muchas funcionalidades incluso con herramientas externas. Aunque si primero la quieres probar, la opción gratuita es ideal para ello y para autónomos o empresas pequeñas (incluso si brindan un servicio muy amplio).
Te expongo algunas de sus ventajas:
- 5GB de almacenamiento en total.
- Acceso a 10,000 mensajes, todos se registran en una lista para que no se pierda, puedes acceder a los 10,000 mensajes más recientes las veces que quieras.
- Un máximo de 10 aplicaciones que puedes conectar con otras, como Google Drive y muchos más servicios que usas a diario.
- Puedes ajustar las notificaciones a tus necesidades.
Hacemos balance
Hasta aquí el top 3 de las mejores herramientas de gestión de proyectos. Cualquiera de ellas es manejable y estoy segura de que te ayudarán a trabajar en remoto con más personas y a organizar mejor todo lo que tenga que ver con tu actividad empresarial. Suma a toda esta estrategia el uso de un análisis DAFO
Hay muchos más ejemplos, pero he seleccionado los gestores de tareas gratuitos más populares y sencillos de manejar, bajo mi experiencia personal y profesional.
Si has llegado hasta aquí, seguro que te vendrá bien leer este post donde te enseño cómo gestionar tu tiempo de forma efectiva.
Ahora es tu turno. ¿Conocías alguno de estos programas? ¿Cuál es tu preferido? ¿Me recomiendas alguna otra plataforma?
